Wie zijn wij

Wij zijn TodayHR, gevestigd te ’s-Hertogenbosch, Rietveldenweg 40.

Wij, TodayHR zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacy statement (Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG).

 

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens

Wij verzamelen uw persoonsgegevens als bijvoorbeeld;

  • U onze website bezoekt of gebruik maakt van de flex- of klantportal;
  • U gegevens invult of achterlaat op onze website;
  • U een account aanmaakt op de website of via de flex- of klantportal;
  • U zichzelf inschrijft;
  • U zich op een andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening of om u een dienst te verlenen.

En als wij dit niet direct van u hebben gekregen, verzamelen wij gegevens;

  • Van sociale media, enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat u geïnteresseerd zou zijn in een baan. In dat geval zullen we u benaderen of u mogelijk interesse hebt om u bij ons in te schrijven of op een andere manier gebruik wilt maken van onze dienstverlening. Heeft u geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van u verwerken om rekening te houden met uw wens niet door ons benaderd te worden;
  • Indien wij persoonlijke informatie ontvangen van of door u opgegeven referentie contactpersonen;
  • Als klanten, waar u bent aangeboden of waar u werkt of gewerkt hebt, persoonlijke informatie over u met ons delen of die u aanmelden voor onze dienstverlening;
  • Van leveranciers in het kader van in- en doorleen, in dat geval hebben wij met de leverancier afgesproken dat deze informeert en verwijst naar ons privacy statement.

 

Van wie verzamelen wij persoonsgegevens

  1. Bezoekers en gebruikers van de website

Over het algemeen kunt u onze website – www.todayhr.nl– bezoeken zonder dat uw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven.

Zodra u de website van TodayHR bezoekt, wordt niet-identificeerbare informatie verzameld gerelateerd aan het type apparaat, browser en hoe u onze website gebruikt, zoals: datum en tijd van toegang, de bron vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat u gebruikt, de onderdelen van de website die u hebt bezocht waaronder de pagina’s van de website die u hebt bezocht. Deze informatie helpt ons om de websites te verbeteren, voor uw gebruiksgemak en om u zo goed mogelijk van dienst te zijn.

De informatie verwerken we:

  • Met uw toestemming (door het toestaan van cookies)
  • Om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die samen met u zijn overeengestemd goed uit te kunnen voeren

Om onze website optimaal te laten werken, maken wij gebruik van cookies en webstatistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend.

Zodra u gegevens aan ons verstrekt, door het invullen van een formulier, doen van een sollicitatie of inschrijving waarbij u een account aanmaakt, verwerken wij de gegevens die u aan ons verstrekt. Wij vragen u enkel om ons informatie te verstrekken die juist en relevant is.

Wij verzamelen persoonsgegevens van u om:

  • Te kunnen reageren op vragen, tips, feedback, sollicitaties of verzoeken indien u daarvoor uw gegevens hebt achtergelaten;
  • Informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten;
  • U te benaderen voor aanbiedingen, events en andere informatie die voor u interessant kan zijn;
  • U e-mails te kunnen sturen zoals nieuwsbrieven of vacature-alerts, indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in);
  • Uw feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren. Op deze manier kunnen we onze dienstverlenging en middelen verbeteren of u beter van dienst zijn.
  1. Sollicitanten, (potentiële) kandidaten, flexkrachten, interne personeelsleden TodayHR en/ of andere personen

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze hr- en recruitment dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, loopbaanbegeleiding, advies, planning en personeels- en salarisadministratie. Zonder deze gegevens kunnen wij onze dienstverlening niet uitvoeren.

  • Om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden, die samen met u zijn overeengekomen, goed uit te kunnen voeren;
  • Om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • Op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen;
  • In beperkte gevallen: met uw toestemming, daar waar dit mogelijk is en u deze toestemming in vrijheid kan geven. (Indien u jonger bent dan 16 jaar hebben wij de toestemming nodig van uw ouders of de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt).
  • Om u aanbiedingen te doen en/of informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter af te stemmen op uw wensen en kwaliteiten;
  • Voor het verwerken van uw feedback of klachten of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of u beter van dienst te kunnen zijn;
  • Om onze dienstverlening te verbeteren;
  • Om uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, sociale media (enkel indien dit voor de functie echt relevant is);
  • Om inzicht te krijgen in bedrijven waar of via wie u mogelijk ingezet wordt of hoe we u kunnen ondersteunen of adviseren bij het zoeken naar werk;
  • Om u voor te stellen bij onze opdrachtgevers, dit kan ook doormiddel van geluid- en/of beeldmateriaal, in geval van video’s of foto’s: uitsluitend indien u deze op vrijwillige basis aan ons hebt verstrekt, of hebt laten verstrekken; u zo goed mogelijk volgens uw wensen en beschikbaarheid en de mogelijkheden bij onze opdrachtgever in te plannen;
  • Om een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
  • Voor het nakomen van onze re-integratieverplichtingen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde) doeleinden om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
  • Om de benodigde acties en administratie uit te voeren in geval wij eigenrisicodrager zijn;
  • Een opdracht bij de opdrachtgever vast te leggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen;
  • Voor het bevorderen van uw persoonlijke – en loopbaanontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder door trainingen, opleidingen en testen;
  • Voor management doeleinden waaronder; managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
  • Voor kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
  • Om aanspraak te kunnen maken op subsidies, premiekortingen, loonkostenvoordeel e.d.;
  • Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, pensioen, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving;
  • Voor marketingdoeleinden ingeval bij film of foto opnames; een toestemmingsformulier met persoonsgegevens waarbij wordt gewezen op het portretrecht en het gebruik van beeldmateriaal maakt hier onderdeel van uit.

Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om onze dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen, kwaliteiten en/of beschikbaarheid of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen ten aanzien van de functie en/of vanuit opdrachtgevers. Wij vragen u ons enkel informatie te verstrekken die juist en relevant is.

We kunnen ook (contact) gegevens van u verzamelen indien u deze hebt geplaatst op publieke middelen of kanalen (bijvoorbeeld Linkedin), enkel indien wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat u geïnteresseerd zou zijn in een baan of onze dienstverlening. In dat geval zullen we u benaderen om uw interesse te toetsen om u bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit privacy statement. U bent zelf verantwoordelijk voor persoonlijke gegevens die beschikbaar zijn van uzelf op het internet. Check dit regelmatig en indien u niet wil dat informatie beschikbaar is voor derden, scherm dit dan goed af.

Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving;

  • NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;
  • Geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
  • Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof;
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van beoordeling van geschiktheid van u als kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
  • Pasfoto op vrijwillige basis.

Een kopie van het ID-bewijs mag bij werving en selectie worden opgeslagen en gecontroleerd om na te gaan of u werkzaam mag zijn in Nederland. Gaat u binnen vier weken niet voor ons aan het werk, dan wordt het ID-bewijs verwijderd.

Gegevens omtrent uw geslacht vragen we om met u te communiceren, gegevens over leeftijd om u in onze systemen te kunnen identificeren en om te bepalen of wij bepaalde verplichtingen hebben (zoals met betrekking tot het loon en of we toestemming nodig hebben van ouders of voogd).

Op het moment dat u voor ons kunt gaan werken/werkt/hebt gewerkt;

  • Nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs, werkvergunning;
  • Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;

Indien u via ons wordt in- en doorgeleend aan een opdrachtgever;

  • Gegevens noodzakelijk in het kader van de beperking van de inlenersaansprakelijkheid (zoals NAW, geboortedatum, BSN, soort ID-bewijs, nummer en geldigheidsduur, indien aanwezig: verblijfsvergunning, A1-verklaring, tewerkstellingsvergunning).

In enkele gevallen leggen wij ook bijzondere persoonsgegevens vast als het nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, of indien dit anders toegelaten is krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld; genetische en biometrische gegevens, gezondheid gegevens, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag, ect. voor deze vastlegging zal afzonderlijk uitdrukkelijke toestemming worden gevraagd.

  1. Medewerkers van leveranciers, opdrachtgevers en overige zakelijke relaties

We verwerken persoonsgegevens van personen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten, (2) om zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.

De informatie verwerken we:

  • Om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die samen met u zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren;
  • Om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • Op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen; (waarom verwerken we persoonsgegevens) dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging
  • Op grond van uw toestemming

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?

  • Naam en contactgegevens;
  • Functie;
  • Gegevens van het bedrijf waarvoor u werkt of dat u vertegenwoordigt;
  • Gegevens om een goede zakelijke relatie met u te kunnen onderhouden;
  • Gegevens ten behoeve van evenementen en bijeenkomsten.

Wij verzamelen uw gegevens om:

  • De overeenkomst met u te kunnen vastleggen, onderhouden en na te komen;
  • Met u te kunnen communiceren;
  • Een goede zakelijke relatie met u te onderhouden, om;
  • U aanbiedingen te kunnen doen, relatiegeschenken te verstrekken en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten;
  • U te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven, events en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich hiervoor hebt aangemeld (opt-in).
  • Om te kunnen factureren;
  • Om de kredietwaardigheid te kunnen bepalen;
  • En u en/of u collega’s toegang te verstrekken tot de portal en het accountbeheer in te regelen;
  • Voor rapportagedoeleinden (bijvoorbeeld om de juiste persoon de juiste rapportage te verstrekken);
  • U feedback of klachten te verwerken of daarop te reageren om onze dienstverlening en middelen te kunnen verbeteren of u beter van dienst te kunnen zijn;
  • Onze dienstverlening te verbeteren.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren gegevens van (potentiële) kandidaten, sollicitanten, flexkrachten, interne personeelsleden van TodayHR, medewerkers van leveranciers, opdrachtgevers en overige zakelijke relaties om te kunnen voldoen aan het doel waarvoor het verzameld is. De vereiste bewaartermijn is afhankelijk van de relevantie van de gegevens voor het onderhouden van of vastleggen van onze relatie en bepalen we aan de hand van wet- en regelgeving en eventuele claimrisico’s, waarbij het uitgangspunt is dat wij de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk.

Bij potentiële kandidaten, sollicitanten (indien u (nog) niet voor ons hebt gewerkt) betekent dit dat uw bemiddelingsgegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) beschikbaar zijn tot twee jaar na het laatste contact indien u niet voor ons hebt gewerkt.

Bij flexkrachten of interne personeelsleden (indien u voor ons werkt of hebt gewerkt) betekent dit dat uw persoonsgegevens beschikbaar zijn tot twee jaar na einde dienstverband. Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeven van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor ons.

Mocht u niet meer bemiddeld willen worden, dan kun u dit, indien van toepassing, aangeven bij uw contactpersoon bij ons. Uw account wordt dan verwijderd en u wordt vervolgens niet meer benaderd en bemiddeld door ons. Bij inschrijvingen zijn uw persoonsgegevens nog drie kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving (bij Werving & Selectie is deze periode 24 maanden) in verband met claimrisico’s. In geval van flexkrachten en interne personeelsleden worden uw persoonsgegevens na twee jaar gearchiveerd in een afgeschermde omgeving.

In de afgeschermde omgeving zijn uw gegevens enkel beschikbaar voor ons onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden uw gegevens definitief verwijderd.

Indien opdrachtgevers een account in de klantportal hebben, dan zijn persoonsgegevens gerelateerd aan dit account beschikbaar tot twee jaar na de laatste plaatsing.

Delen van uw persoonsgegevens

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) ontvangers;

  • Bedrijven die deel uitmaken van TodayHR;
  • Onderaannemers en leveranciers (zoals gegevensverwerkers) die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Deze ontvangers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om de benodigde taken uit te voeren en zijn gebonden aan contractuele verplichtingen;
  • Derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder test, opleidings-, en/of exameninstituten, partijen die klanttevredenheidsmetingen doen o.a. ten behoeve van keurmerken en certificeringen, externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs als advocaten, auditors, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die onze systemen ontwikkelen en testen);
  • Opdrachtgevers waar we u kunnen voorstellen, waar u via ons aan het werk gaat of bent, of die ons vragen onze dienstverlening in te zetten voor uw loopbaanbegeleiding, coaching, bemiddeling of outplacement;
  • Individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld uw referentie hebben of geschiktheid (zoals diploma’s) of die wij, op uw verzoek, gegevens verstrekken of die ons, op uw verzoek, informatie verstrekken, zoals huidige, voormalige of beoogde werkgevers, opleiders, exameninstituten en uitzendbureaus;
  • Derden aan wie wij gegevens, met uw uitdrukkelijke toestemming, verstrekken of op uw verzoek gegevens delen met dataportabiliteit;
  • Pensioenfonds, indien van toepassing;
  • Overheidsinstanties en andere instanties (zoals subsidie-aanvragers) indien wij van mening zijn dat we daartoe verplicht of gerechtigd zijn.

En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe worden verplicht, bijvoorbeeld door gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

Het delen van persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, toestemming, wettelijk verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals hierboven benoemd.

Uw  rechten

U hebt het recht om verzoek in te dienen voor;

  • Inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
  • Rectificatie van uw persoonsgegevens;
  • Verwijdering van uw persoonsgegevens of beperkingen van verwerking: in bepaalde omstandigheden, tenzij wij een goede reden, zoals een wettelijke verplichting, hebben om de persoonsgegevens te verwerken of niet te verwijderen;
  • Beperkingen van of een bezwaar over de verwerking van de persoonsgegevens;
  • Overdracht van uw gegevens.

In geval van uw verzoek, ter bescherming van de persoonsgegevens, zullen wij uw identiteit moeten kunnen vaststellen.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming dat enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking met inbegrip van profilering.

Voor flexkrachten en opdrachtgevers met een account in Otys/de flex- of klantportal;

  • Indien u een eigen account hebt, heeft u inzage in een groot deel van uw persoonsgegevens en kunt u als kandidaat, flexkracht of opdrachtgever de gegevens voor het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid) downloaden. U kunt zelf ook een aantal gegevens wijzigen zoals het doorvoeren van aanpassingen in uw CV, indien van toepassing, of uw accountgegevens;
  • Als het verwerken van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u ook het recht om uw toestemming, op enig moment, in te trekken. Het intrekken van uw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking op basis van uw eerdere toestemming, voordat wij een dergelijke intrekking hebben ontvangen of in het geval verdere verwerking van diezelfde gegevens volgens een andere grondslag is voortgezet, zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting van ons.

Hieronder is de wijze weergegeven waarop u uw toestemming kunt intrekken;

  • Wilt u gegevens wijzigen of verwijderen die u zelf niet kunt aanpassen, dan kun u contact opnemen met uw contactpersoon bij ons.

 

VrAGEN, OPMERKINGEN, KLACHTEN OF (VERMOEDEN) DATALEK

Heeft u vragen, neem dan contact op met uw contactpersoon bij ons. Ook kunt u via de Algemene contactgegevens contact met ons opnemen.
Onze algemene contactgegevens:

TodayHR.
Rietveldenweg 40
5222 AR ’s-Hertogenbosch

T: 073-7113714
E: info@todayhr.nl

Indien u klachten hebt dan horen we dat graag, zodat we u verder kunnen helpen en, zo nodig, onze dienstverlening/werkprocessen kunnen aanpassen/verbeteren.

Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door ons, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming. U hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen over de verwerking van uw persoonsgegevens bij Autoriteit Persoonsgegevens.

Is er sprake of vermoeden van een datalek? Bijvoorbeeld, vermoed u verlies of ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens, laat ons dat dan direct weten.

Bescherming van uw gegevens

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij doen dat aan de hand van ons informatiebeveiligingsbeleid. Wij hebben daartoe, rekening houdend met de laatste stand van de techniek, fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen getroffen om onrechtmatig gebruik te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd.

Indien er voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensverwerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, zijn wij met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

U dient u ervan bewust te zijn dat u zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van uw computerapparatuur en/of telefoon en van uw eigen internetverbinding, en dat deze nooit 100% veilig is. De verzending van persoonsgegevens via internet geschiedt dan ook op eigen risico.

 

Wijzigingen

Wij kunnen van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in onze privacy statement. Het meest actuele privacy statement is te allen tijde in te zien op de website. We raden u aan het privacy statement regelmatig na te lezen.

De verklaring voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG), die sinds 25 mei 2018 van kracht is.